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Protokoll der 1. Sitzung des Jubiläumskomitees 40 Jahre Calypso Bern

Ort:                     Restaurant Maygut, Seftigenstrasse 370, 3084 Wabern
Datum:                 16. Oktober 2014
Zeit:                    19.00 – 21.45 Uhr
Anwesend:            Marc, Gina, Rita, Edi
Entschuldigt:         Barbara
Sitzungsleitung:     Edi
Protokoll:              Edi

Als erstes erörtert Edi kurz über das mögliche Vorgehen und über den Zeitplan bis zur GV 2015.

Traktanden
1. Ideensammlung (Brainstorming) für die Gestaltung des Clubjubiläums

Die nachfolgenden Vorschläge wurden von allen Anwesenden ohne Wertung und ohne Kostenberücksichtigung als reine Ideensammlung zusammengestellt. Die Reihenfolge ist zufällig.

  1. Europapark
  2. Sea-Life Konstanz
  3. Kursschiff chartern und Fest auf CH-See oder Fluss
  4. Wein-Tour per Reisecar, z.B. Seeland, Bieler See oder Waadtland
  5. Carausflug mehrtägig ins nahe Ausland z.B. Fernsteinsee
  6. Piratenschiff auf Käpten Joes Aarfähre in Biberstein (AG)
  7. Berghütte/Bergsee z.B. Sanetschpass
  8. Unterhaltungsgastronomie z.B. Zirkus Monti mit Dinner oder Krimi-Dinner (es gibt davon ganz viele)
  9. Flussfahrt auf dem Rhein
  10. Kart-Rennbahn Muntelier, dann Bowling/Kegeln anschliessend Essen
  11. Tauchen mit Schiff von TC Portasub, anschliessend Apero und Essen
  12. Tauchturm z.B. Basel aber auch andere Orte (viele in D oder A)
  13. Städteflug mit geführten Besichtigungen z.B. nach Hamburg (Hafen) oder Dublin (Whiskytour)

Nicht enthalten in der Liste sind Vorschläge zur Gestaltung des Anlasses wie Abendunterhaltung, Komiker, Zauberer, Musik usw. Die Liste ist nicht abschliessend und kann/soll noch ergänzt werden.

Alle Vorschläge wurden anschliessend diskutiert und teilweise Vor- und Nachteile aufgeführt. Zudem wurden die Vorschläge am Schluss von allen Anwesenden mit Punkten bewertet. Ein Punkt bedeutet am wenigsten, 5 Punkte am meisten Zustimmung. Die Summe wird uns als Anhaltspunkt für die spätere Auswahl dienen.
 
 
Positiv
Negativ
Bewertung
Σ
1.
Für Alle etwas, viel Fun, gemeinsames Erlebnis
Definitive Voranmeldung der Teilnehmenden. Gruppenbildung im Park. Hat nichts mit Tauchen zu tun.
4
5
4
5
2
20
2.
Geführter Rundgang, interessante Infos zu den Wasserlebewesen
Definitive Voranmeldung der Teilnehmenden
3
3
3
3
3
15
3.
Gruppenerlebnis, gut zu organisieren, Schlechtwetter kein Problem
Vielleicht eher zu klassisch, nichts Besonderes
4
2
4
4
4
18
4.
Übernachtungsmöglichkeit fakultativ, kombinierbar mit Tauchen für Interessierte
Alkohol, Heimfahrt für diejenigen ohne Übernachtung
5
4
4
5
4
22
5
Kombinierbar mit Tauchen, Besichtigungen, Wandern usw.
Lange Zeit im Car unterwegs. Übernachtung 1-2 Nächte unumgänglich
2
4
3
4
3
16
6.
Komödie, Cool, kombinierbar mit anderen Aktivitäten
Weniger für Leute die keinen Maskenball mögen. Hat nichts mit Tauchen zu tun.
4
3
4
3
4
18
7.
Hüttenstimmung, Wandern, Tauchen, Geniessen alles möglich
Nicht Alle sind Wanderer, attraktiv eigentlich nur mit  Übernachtung im Berghaus
4
4
4
3
5
20
8.
Lustig bis spannend
Kein Privatanlass, Cluberlebnis eher minimal. Hat nichts mit Tauchen zu tun.
2
2
3
2
2
11
9.
Für Viele etwas Neues
Definitive Voranmeldung der Teilnehmenden, mehrtägig, für Viele zu monoton.
2
1
2
2
1
8
10.
Sehr einfach zu organisieren
nichts wirklich Besonderes, eher zu simpel
1
2
1
2
1
7
11.
Kombinierbar mit vielen Möglichkeiten am Neuenburgersee, Tauchen, Besichtigung Pfahlbauten in Gletterens usw.
Fast ausschliesslich Schönwettertauglich
5
3
3
3
3
17
12.
 
Eher zu simpel, nur für Taucher und nur ev. attraktiv. Müsste mit einer anderen Aktivitäten kombiniert werden
1
1
1
1
1
5
13.
Sehr vielseitig und abwechslungsreich gestaltbar, Schlechtwetterresistent
Kaum Zusammenhang mit Tauchen, fixe Terminzusage der Teilnehmenden
5
4
4
3
3
19
Die Tabelle mit den Positiv- und Negativpunkte zu den einzelnen Vorschlägen kann/soll noch ergänzt werden. Zudem bitten wir Barbara, ihre Bewertung noch nachzutragen.

2. Vorschläge zu Budget und Kostendach
Das OK würde gerne einen zwei- oder mehrtägigen Anlass organisieren. Für eine eintägige Veranstaltung wird von einem Budget von rund Fr. 6000.- ausgegangen. Für einen zwei bis mehrtägigen Anlass von bis zu Fr. 9000.- . Bei Fr. 10‘000.- dürfte wohl das Kostendach liegen (Vorschläge des OK). Die Beträge müssen vom Vorstand und wohl auch durch die Generalversammlung genehmigt werden.
Klubmitgliedern wird ein Teil, ev. der volle Anlass finanziert. Begleitpersonen sollen für die Nettokosten selber aufkommen.
 
3. Festlegung der nächsten Sitzungen
Die nächste Sitzung findet wie vorgesehen am 13. November 2014 im Restaurant Maygut statt.
Eine weitere Sitzung wurde provisorisch für den 6. Januar 2015 vorgeschlagen.

Protokoll der 2. Sitzung des Jubiläumskomitees 40 Jahre Calypso Bern

Ort:                       Restaurant Maygut, Seftigenstrasse 370, 3084 Wabern
Datum:                  13. November 2014
Zeit:                      19.00 – 21.30 Uhr
Anwesend:            Barbara, Gina, Rita, Edi
Entschuldigt:         Marc
Sitzungsleitung:     Edi
Protokoll:              Edi
 
Traktanden

1. Veranstaltungsliste ergänzen

Barbara macht einen zusätzlichen Vorschlag. Die Liste in Protokoll Nr. 1, Traktandum 1 wird mit dem 14. Vorschlag ergänzt.
  1. Mehrtägiger Ausflug nach St. Moriz mit der Möglichkeit einer Gäste Bobfahrt (Kosten ca. Fr. 250.- pro Person für die Bobabfahrt).
Die Tabelle mit den Positiv- und Negativpunkte zu den einzelnen Vorschlägen kann/soll noch ergänzt werden. Zudem bitten wir Barbara, ihre Bewertung noch nachzutragen.
 
2. Diskussion und Bewertung der Vorschläge
Die vorhandene Tabelle wird durch die Punktevergabe von Barbara ergänzt und die endgültige Bewertung ermittelt. Anschliessend wird die Rangfolge ermittelt und die Tabelle neu sortiert.
    Σ Rang
4 Wein-Tour per Reisecar 22 1
1 Europapark 20 2
7 Berghütte/Bergsee 20 2
13 Städteflug mit geführten Besichtigungen 19 3
3 Kursschiff chartern und Fest auf CH-See oder Fluss 18 4
6 Piratenschiff auf Käpten Joes Aarfähre in Biberstein (AG) 18 4
11 Tauchen mit Schiff von TC Portasub, anschliessend Apero und Essen 17 5
14 Mehrtägiger Ausflug nach St. Moriz mit Bobfahrt 17 5
5 Carausflug mehrtägig ins nahe Ausland 16 6
2 Sea-Life Konstanz 15 7
8 Unterhaltungsgastronomie z.B. Zirkus Monti mit Dinner oder Krimi-Dinner 11 8
9 Flussfahrt auf dem Rhein 8 9
10 Kart-Rennbahn Muntelier, dann Bowling/Kegeln anschliessend Essen 7 10
12 Tauchturm z.B. Basel aber auch andere Orte (viele in D oder A) 5 11
 

3. Reduktion der Vorschlagsliste auf höchstens 5, besser auf 3

Zuerst werden 5 Vorschläge mit den geringsten Punktezahlen weggestrichen.
Anschliessend kann jedes Mitglied von den verbleibenden 8 Vorschlägen deren 4 je einen Punkt abgeben.
Die Auswertung ergibt folgendes Bild:
    Auswahl weiter
1 Europapark I  
3 Kursschiff chartern und Fest auf CH-See oder Fluss 0  
4 Wein-Tour per Reisecar I  
5 Carausflug mehrtägig ins nahe Ausland IIII ü
6 Piratenschiff auf Käpten Joes Aarfähre in Biberstein (AG) 0  
7 Berghütte/Bergsee IIII ü
11 Tauchen mit Schiff von TC Portasub, anschliessend Apero und Essen 0  
13 Städteflug mit geführten Besichtigungen IIII ü
14 Mehrtägiger Ausflug nach St. Moriz mit Bobfahrt II  

Es bleiben die Vorschläge 5, 7 und 13 die weiter zu bearbeiten sind.

4. Vorbereitung Information des Vorstands

An der kommenden Vorstandsitzung vom 17. November wird vom Komitee kurz über alle gemachten Vorschläge informiert, das Auswahlverfahren erklärt und die Vorschläge zum weiteren Vorgehen besprochen. Ergänzende Vorschläge vom Vorstand sind willkommen.
Insbesondere soll auch ein Vorschlag an die kommende GV zum Budget und dem Kostendach zur Sprache kommen. Vom Komitee wird vorgeschlagen: Budget Fr. 7‘000.-, Kostendach Fr. 10‘000.-
 
5. Festlegung der nächsten Sitzung
 
Die nächste Sitzung wird auf den 20. Januar 2015 im Restaurant Maygut festgelegt. Dies nach Rücksprache beim heute abwesenden Marc.

Protokoll der 4. Sitzung des Jubiläumskomitees 40 Jahre Calypso Bern

Ort:                       Restaurant Maygut, Seftigenstrasse 370, 3084 Wabern
Datum:                  3. März 2015
Zeit:                      20.00 – 22.00 Uhr
Anwesend:            Marc, Gina, Rita, Edi
Entschuldigt:         Barbara (abwesend wegen einem Missverständnis bei der Sitzungszeit)
Sitzungsleitung:     Edi
Protokoll:              Edi
 
Traktanden
1. Varianten einschränken
Aufgrund der Reaktionen an der GV beschliessen wir einstimmig, uns auf die Variante Carausflug in den Jura zu beschränken. Dabei werden verschiedene Varianten und Tagesattraktionen besprochen.
Der Anlass soll an einem Samstag im Juni 2016 stattfinden.
Das unten erwähnte Schiff steht nur an den folgenden Daten zur Verfügung: 4. und 18. Juni 2016. Wir entscheiden uns für den 4. Juni.
Grob könnte dieser Ausflug wie folgt aussehen:
  • Morgens zw. 09:00 und 10:00 Uhr Abfahrt mit Car ab Bern mit dem Ziel, Le Locle.
  • Irgendwo auf der Fahrt einen Kaffeehalt.
  • In Le Locle, Besuch der unterirdischen Mühlen mit deutschsprachigen Guide.
  • Mittagessen in der Gegend, ev. im nahen Frankreich. Tipp: Restaurant Bois de la Biche in Chargemont oder im Restaurant L'Absinthe mit fakultativer Bootsfahrt zum Saut du Doubs (Wasserfall).
  • Weiterfahrt mit dem Car nach Twann.
  • Schiff-Aperofahrt auf dem Bielersee.
  • Nachtessen in Twann.
  • Danach Rückfahrt mit Car nach Bern, Ende des Anlasses.
  • Option: Wer möchte, bleibt in der Gegend zum Übernachten und fährt erst am nächsten Tag nach Hause. Entweder per ÖV oder eine Rückfahrgelegenheit wird vorher organisiert (z.B. Kleinbus zum Selberfahren). Es könnte ev. noch eine Wein Degustation eingebaut werden. Die zusätzlichen Kosten müssten zumindest teilweise privat übernommen werden.
 
2. Verteilung der Aufgaben
Edi/Rita: Schiff noch einmal abklären. Ev. hat der Betreiber des Schiffs weitere Angebote im Programm: Restaurant zum Abendessen, Degustation, Übernachtung …..
Edi/Rita: haben einen Bekannten der den Car stellen und fahren könnte. Kontaktaufnahme und Preis abklären.
Marc: will sich die infrage kommenden Restaurants anschauen. Er wird auch Möglichkeiten für die Degustation rekognoszieren.
Gina: unterirdische Mühlen le Locle/ Asphaltminen Val-de-Travers abklären
 
3. Festlegung der nächsten Sitzung
Die nächste Sitzung wird auf den 8. April 2015 um 19:00 Uhr im Restaurant Maygut festgelegt. Dies nach Rücksprache bei der heute abwesenden Barbara.

Protokoll der 5. Sitzung des Jubiläumskomitees 40 Jahre Calypso Bern

Ort:                       Restaurant Maygut, Seftigenstrasse 370, 3084 Wabern
Datum:                  8. April 2015
Zeit:                      19.00 – 22.30 Uhr
Anwesend:            Gina, Barbara, Rita, Marc, Edi
Sitzungsleitung:     Edi
Protokoll:              Edi

Traktanden
1. Auswertung der Rückfragen/Abklärungen
Edi/Rita: Käpt’n Oli Twann. Eine Offerte mit 2 Varianten liegt vor.
Variante 1, Aperofahrt:. Abfahrt 16.30 Uhr, Ankunft 18:00 Uhr (1.5 h). Schiffsmiete Fr. 1200.-, Apero je nach unseren Wünschen ca. 1200.- (bei 40 Personen).
Variante 2, Apero im Weinkeller anschliessend Bankett auf dem Schiff: Weinkeller 17.00 Uhr bis 18:30 Uhr, anschliessend Spaziergang zum Schiff. Abfahrt ca. 19:00 Uhr, Bankett, Ankunft ca. 23:30 Uhr in Twann. Schiffsmiete Fr. 2400.-, Bankett ca. Fr. 70.- pro Person inkl. Getränke.
Gina: Besuch der unterirdischen Mühlen in Le Locle. Kosten für Eintritt und Führung ca. Fr. 13.- pro Person. Diverse Information zum Besuch und zur Geschichte.
Barbara: Angebote für Nachtessen (Menükarten) in Restaurant La Péniche in Nidau und ‎Restaurant Engelberg Wingreis-Twann (Alternativen zu Bankett auf dem Schiff).
Edi/Rita: Carfahrt, 2 Offerten liegen vor. Eine detaillierte von EUROBUS und eine eher noch Vage von einem Bekannten von Edi und Rita. Die Preise liegen aber in derselben Grössenordnung.
Ergebnisse der angeregten Diskussion sind:
 
Wir besuchen nicht wie erst vorgeschlagen die unterirdischen Mühlen von Le Locle sondern die Asphaltminen im Val de Travers. Aus Zeitgründen verzichten wir auf einen Kaffeehalt während der Carfahrt nach Travers. Anstelle dessen gibt es eine Kaffeepause vor der Besichtigung der Minen direkt im Restaurant des Mines. Anschliessend an die Minenbesichtigung gibt es im gleichen Restaurant die dortige Spezialität. Alternativmenu für Vegetarier/Veganer, Spezialmenu nach Wunsch auch für Kinder.
Je nach Zeitplanung besuchen wir auf dem Rückweg nach Twann ev. noch eine Absinth Destillerie (Môtier).
Das Abendprogramm wird lang und sehr ausführlich diskutiert. Schliesslich sind Alle einverstanden mit der Variante 2, Apero im Weinkeller und Bankett auf dem Schiff. Wir verzichten aber auf den Musiker. Stattdessen klären wir die Möglichkeit ab, für einen Überraschungsauftritt eines Unterhaltungskünstlers.
 
2. Tagesprogramm vom 4. Juni 2016
Detailzusammenstellung:
09:00         Abfahrt mit Car ab Bern mit dem Ziel, Asphaltminen in Travers (Fahrzeit 1 h 15 min)
10:30         Kaffeehalt im CAFÉ DES MINES.
11:00         Geführte Besichtigung der unterirdischen Minen mit deutschsprachigen Guides.
13:00         Mittagessen im CAFÉ DES MINES (Schinken im Asphalt gekocht).
                 Fakultativer Besuch des Museums der Minen.
15:00         Fahrt mit dem Car nach Twann (Fahrzeit direkt 45 min., ev. auf Umwegen durch den Jura)
17:00         Apero im Weinkeller Perrot.
18:00         Spaziergang vom Aperokeller zum Schiff
18:30         Abfahrt Schiff in Twann mit Bankett auf dem Bielersee.
                 Showeinlage von Überraschungskünstler.
23:00         Rückfahrt mit Car nach Bern (Fahrzeit 45 min.)
24:00         Ankunft in Bern, Ende des Anlasses.
Achtung: Zwischen Abfahrt am Morgen und Ankunft in Bern darf nicht mehr als 15 h liegen, sonst ist ein 2. Chauffeur erforderlich, mit Mehrkosten von Fr. 250.-
 
3. Aufgabenverteilung
Rita: Kontaktaufnahme mit Käpten Oli und Bestätigung des Programms nach Variante 2. Ev. sind noch Abklärungen zu treffen bezüglich Alternativmenüs und Zusteige/Aussteigemöglichkeit für Überraschungskünstler. Abklären Kostenübernahme Chauffeur-Essen durch Käpten Oli.
Rita: Unterhaltungskünstler, Möglichkeiten, Varianten, Kosten.
Edi: Protokoll mit Budgetplanung (mit den vorläufig bekannten Zahlen).
Rita: Car, detaillierte Offerte von 2. Carunternehmen.
Gina: Reservierung Besuch der Asphaltminen inkl. Reservierung im Restaurant (Kaffeepause und Mittagessen). Provisorische Vorreservierung schon bald, Definitive nach Eingang der Anmeldungen. Abklären Kostenübernahme Chauffeur-Essen durch das Restaurant.
Barbara: Abklärung für den ev. Besuch eines Absinth-Restaurants in Môtier  (könnte es die Destillerie Absinthe-Bovet sein??)
 
4. Budgetplanung (1. Fassung)
Die Berechnung basiert auf der Annahme von einer Beteiligung von 41 Mitreisenden davon 5 Begleit­personen die nicht Clubmitglieder sind, 5 Kinder ohne Clubmitgliedschaft und dem Buschauffeur (diesen müssen wir auf der Reise verköstigen). Für Begleitpersonen und Kinder wurden die Anteile für den Car und die Schiffsmiete nicht berechnet. Kinder wurden zur Hälfte der Begleitpersonen gerechnet. Wo begrenzen wir das Alter für Kinder?
 
Apero im Weinkeller und Bankett auf dem Schiff

Budget: Variante 2
Pro Person
Total
Car (verkürzte Strecke, 1 Chauffeur)
 
1‘250.00
Kaffeehalt
7.00
287.00
Besichtigung Asphaltminen, Eintritt und Führung
13.50
540.00
Mittagessen (Schinken im Asphalt inkl. Getränk)
32.00
1‘312.00
Apero im Weinkeller
18.00
738.00
Besuch Absinth Destillerie
?
?
Schiffmiete ab Twann
 
2‘400.00
Bankett auf dem Schiff inkl. Getränke
70.00
2‘870.00
Überraschungskünstler
 
500.00
Total
 
9‘897.00
Kostenbeteiligung für Begleitpersonen*
-150.00
-750.00
Kostenbeteiligung für Kinder (bis ?? Jahre)*
-80.00
-400.00
Kostenbeteiligung Mitglieder (steht zur Diskussion)*
-20.00
-600.00
Komitee Essen
50.00
250.00
Bleibt für die Clubkasse
 
8‘397.00

 * Beträge nicht verbindlich und noch nicht abgesprochen.

Apero auf dem Schiff (kein Weinkeller), Essen im Restaurant

Budget: Variante 1 Pro Person Total
Car (verkürzte Strecke, 1 Chauffeur)   1‘250.00
Kaffeehalt 7.00 287.00
Besichtigung Asphaltminen, Eintritt und Führung 13.50 540.00
Mittagessen (Schinken im Asphalt inkl. Getränk) 32.00 1‘312.00
Besuch Absinth Destillerie ? ?
Apero auf Schiff 18.00 738.00
Schiffmiete ab Twann   1‘200.00
Menu Restaurant inkl. Getränke 90.00 3‘690.00
Überraschungskünstler   500.00
Total   9‘517.00
Kostenbeteiligung für Begleitpersonen* -170.00 -850.00
Kostenbeteiligung für Kinder (bis ?? Jahre)* -90.00 -450.00
Kostenbeteiligung Mitglieder (steht zur Diskussion)* -20.00 -600.00
Komitee Essen 50.00 250.00
bleibt für die Clubkasse   7‘617.00
* Beträge nicht verbindlich und noch nicht abgesprochen.
 
Ein grosses und kontrovers beurteiltes Thema war eine mögliche Kostenbeteiligung für Clubmitglieder und die Kalkulation der Kostenbeteiligung für Begleitpersonen ohne Clubmitgliedschaft. Auch ein Rabatt für mitreisende Kinder wurde diskutiert. Alle drei Punkte sind noch offen.
 
5. Festlegung der nächsten Sitzung
Die nächste Sitzung findet statt am 27. Mai um 19:00 Uhr im Restaurant la Péniche in Nidau mit Nachtessen.
Dieses Essen lassen wir uns aus der JuKo Kasse bezahlen (Fr. 50.- pro JuKo Mitglied).
Vielleicht sollten wir das aber noch mit unseren Vorstandskollegen abklären da unsere Arbeitsgruppe eigentlich keine Finanzkompetenz hat, ausser dem Festbudget.


Protokoll der 6. Sitzung des Jubiläumskomitees 40 Jahre Calypso Bern

Ort:                     Restaurant la Péniche, Nidau
Datum:                27. Mai 2015
Zeit:                    19.00 – 22.00 Uhr
Anwesend:           Gina, Barbara, Rita, Edi
Entschuldigt:         Marc
Sitzungsleitung:     Edi
Protokoll:              Edi
                           
Traktanden
1. Rückfragen/Abklärungen
Edi/Rita: Reisecar.
  1.      Offerte: Eurobus: für 46 Platz Comfort Bus, max. 15 h (1 Chauffeur), ca. 1200.-
  2.      Offerte: Dysli Reisen, Komfortcar, 50 Personen, max. 15 h (1 Chauffeur), Fr. 1200.- pauschal
Wir entscheiden uns, Dysli Reisen zu berücksichtigen.
Rita: Unterhaltungskünstler Stöff. Offerte liegt vor. Längere Diskussion ob es sinnvoll ist, dieses Programm einzubauen. Wir kommen zu den folgenden Schlüssen:
  1.      relativ teuer
  2.      eher schwierig zu koordinieren auf dem Schiff
  3.      das Programm soll nicht überladen werden.
Wir entscheiden uns, dem Künstler abzusagen.
Barbara: hat vorsorglich auf die Abklärung für den Besuch eines Absinth-Restaurants in Môtier verzichtet. Wir kommen zum Schluss, dass dieser Besuch das Budget unnötig erhöht und wir vermutlich kaum Zeit hätten die Destillerie in Ruhe zu besuchen. Wir ziehen eine schöne Jura Car-Reise anschliessend an das Programm in der Asphaltmiene vor. Der Reisecar ist ohnehin gebucht.
 
2. Kostenbeiträge
Aktivmitglieder:               Einschreibegebühr Fr. 20.- pro Person
Begleitpersonen:             Kostenanteil Fr. 150.- pro Person (Gegenwert über Fr. 250.-)
Kinder bis 14 Jahre:        Kostenanteil Fr. 80.- pro Kind (Gegenwert über Fr. 250.-
 
3. zum Erledigen
Rita: Kontaktaufnahme mit Käpten Oli:
  1. 1.     Detailliertes Programm abklären (Fahrroute, wetterabhängig).
  2. 2.     Menü: Alternativmenü für Vegetarier
  3. 3.     ev. alternative 2. Vorspeise (kein Fisch)
  4. 4.     Abklären Kostenübernahme Chauffeur-Essen durch Käpten Oli.
Rita: Unterhaltungskünstler Stöff absagen
Edi: Carunternehmen benachrichtigen, Dysli zusagen, Eurobus absagen.
Edi: Vorschlag für Einladungstext per Mail an Alle JuKo Mitglieder zur Stellungnahme und Mitwirkung.
Barbara, Gina, Marc, Rita: Einladungstext überarbeiten, ev. neu strukturieren, Vorschläge machen zu Text und Gestaltung und per E-Mail an Edi retournieren (spätestens am 10. Juni 2015)
Edi: definitiver Einladungstext verfassen und verteilen:
  1. 1.     Papierkopie versenden mit Einzahlungsschein (spätestens 15. Juni 2015)
  2. 2.     Elektronisch per E-Mail an alle Clubmitglieder (etwas später, so ca. Ende Juni)
  3. 3.     Publizieren auf Webseite (zusammen mit dem Versand am 15. Juni 2015)
Gina: Reservierung Besuch der Asphaltminen inkl. Reservierung im Restaurant (Kaffeepause und Mittagessen). Provisorische Vorreservierung schon bald, Definitive nach Eingang der Anmeldungen. Abklären Kostenübernahme Chauffeur-Essen durch das Restaurant.

4. Budgetplanung
Die Berechnung basiert auf der Annahme von einer Beteiligung von 41 Mitreisenden davon 5 Begleit­personen die nicht Clubmitglieder sind, 2 Kinder ohne Clubmitgliedschaft und dem Buschauffeur (diesen müssen wir auf der Reise verköstigen). Für Begleitpersonen und Kinder wurden die Anteile für den Car und die Schiffsmiete nicht berechnet. Kinder wurden zur Hälfte der Begleitpersonen gerechnet.
 
Apero im Weinkeller und Bankett auf dem Schiff
 
Konsolidiertes Budget: Pro Person Total
Car (verkürzte Strecke, 1 Chauffeur)   1‘250.00
Kaffeehalt 7.00 287.00
Besichtigung Asphaltminen, Eintritt und Führung 13.50 540.00
Mittagessen (Schinken im Asphalt inkl. Getränk) 32.00 1‘312.00
Apero im Weinkeller 18.00 738.00
Schiffmiete ab Twann   2‘400.00
Bankett auf dem Schiff inkl. Getränke 70.00 2‘870.00
Total   9‘397.00
Kostenbeteiligung für Begleitpersonen -150.00 -750.00
Kostenbeteiligung für Kinder (bis 14 Jahre) -80.00 -160.00
Kostenbeteiligung Mitglieder -20.00 -600.00
Komitee Essen 50.00 250.00
bleibt für die Clubkasse   8‘087.00


5. Festlegung der nächsten Sitzung
Die nächste Sitzung findet nach Bedarf kurz vor dem Anlass statt. Im Weiteren werden die noch verbleibenden Abklärungen per elektronische Post unter den Komitee-Mitgliedern erledigt.

 

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